Email là công cụ giao tiếp, phản ánh mức độ chuyên nghiệp của người viết. Tuy nhiên, nhiều người học tiếng Anh vẫn chưa biết cách viết email tiếng Anh, gặp khó khăn trong việc lựa chọn văn phong, sắp xếp nội dung. Edulife sẽ hướng dẫn bạn nắm được cấu trúc email tiếng Anh, các mẫu email phổ biến và những lỗi cần tránh để bạn tự tin hơn trong mọi tình huống giao tiếp.
Cấu trúc 3 phần chuẩn của một email tiếng Anh
Email tiếng Anh không phụ thuộc nội dung dài hay ngắn, mà cần có cấu trúc rõ ràng và đúng thứ tự. Một email chuẩn luôn xoay quanh 3 phần chính, trong đó mỗi phần đảm nhận một vai trò riêng biệt nhằm giúp người nhận hiểu nhanh và phản hồi hiệu quả.
Sơ đồ minh họa vị trí các thành phần trong email:
| [ Subject ] => [ Salutation ] => [ Body ] => [ Sign-off ] |
Trong đó:
Subject – Tiêu đề email (Định hướng nội dung)
Subject là phần xuất hiện đầu tiên và quyết định việc email có được quan tâm, mở hay không. Vai trò chính của Subject là giúp người nhận hiểu ngay email nói về điều gì trước khi đọc chi tiết bên trong.
Salutation & Body – Lời chào và nội dung chính (Truyền tải thông tin)
Phần này chiếm trọng tâm của email và thường được xem là “linh hồn” của toàn bộ nội dung. Vai trò của Body là truyền đạt thông tin rõ ràng, dễ hiểu và chuyên nghiệp.
Salutation (Lời chào)
Thể hiện mức độ trang trọng và mối quan hệ giữa người gửi – người nhận. Việc chọn đúng lời chào giúp email lịch sự và phù hợp ngữ cảnh ngay từ câu đầu tiên.
Body (Nội dung email)
Là nơi trình bày mục đích viết email, thông tin cần truyền đạt, yêu cầu hoặc phản hồi. Nội dung sẽ nói đến vấn đề muốn đề cập với văn phong phù hợp, sắp xếp ý rõ ràng theo đoạn.
Sign-off – Kết thư và chữ ký (Hoàn thiện & tạo ấn tượng)
Sign-off là phần kết thúc email, nếu thiếu có thể bị xem là thiếu lịch sự hoặc chưa hoàn chỉnh. Dù ngắn nhưng Sign-off giúp email trọn vẹn về mặt hình thức, thể hiện thái độ tôn trọng và chuyên nghiệp, đồng thời tạo ấn tượng cuối cùng với người nhận.
>> Xem thêm:
Hướng dẫn chi tiết từng bước viết email
Mỗi bước viết email tiếng Anh đều có vai trò riêng, nếu làm đúng, email sẽ rõ ràng, lịch sự và dễ nhận được phản hồi. Dưới đây là hướng dẫn từng bước viết email chuyên nghiệp:
Tiêu đề (Subject Line)
Tiêu đề email cần ngắn gọn, trực diện và phản ánh đúng mục đích của email. Một Subject tốt giúp người nhận xác định mức độ ưu tiên và nội dung chính chỉ trong vài giây. Nguyên tắc viết Subject Line là:
- Chỉ nêu 1 mục đích chính.
- Tránh dùng từ mơ hồ hoặc cảm xúc.
- Viết ngắn gọn, không viết quá dài, chỉ nên tóm tắt 1 dòng nội dung, mục đích toàn bộ email.
Lời chào (Salutation)
Lời chào cho biết mối quan hệ giữa người gửi và người nhận, đồng thời thiết lập giọng văn cho toàn email. Một lời chào phù hợp giúp email lịch sự ngay từ câu đầu tiên. Một số lưu ý khi viết Salutation:
- Chọn mức độ trang trọng phù hợp.
- Luôn kèm theo dấu phẩy hoặc dấu hai chấm.
- Tránh dùng lời chào quá thân mật trong email công việc.
Câu mở đầu (Opening sentence)
Câu mở đầu sẽ dẫn dắt và giúp người nhận hiểu lý do bạn viết email mà không cần đọc toàn bộ nội dung. Một opening sentence rõ ràng sẽ giữ người đọc tiếp tục đọc email. Cách viết hiệu quả là:
- Đi thẳng vào mục đích chính.
- Có thể nhắc đến bối cảnh hoặc nội dung email trước đó.
- Tránh viết dài dòng hoặc thể hiện vòng vo.
Nội dung chính (Main content)
Đây là phần quan trọng nhất của email, nơi bạn trình bày thông tin, yêu cầu hoặc phản hồi. Nội dung chính tốt giúp người nhận hiểu nhanh – phản hồi đúng – tránh hiểu nhầm. Nguyên tắc trình bày phần này là:
- Mỗi đoạn chỉ nên chứa một ý chính.
- Viết câu ngắn, rõ ràng.
- Dùng từ nối để nội dung mạch lạc.
Cách đề cập đến tệp đính kèm (Attachments)
Nếu email có file đính kèm, bạn bắt buộc phải nhắc đến trong nội dung email để tránh bị bỏ sót. Việc đề cập rõ ràng giúp người nhận kiểm tra và xử lý thông tin đầy đủ. Lưu ý cần nhớ:
- Nêu rõ số lượng hoặc mục đích file.
- Đặt ở cuối nội dung chính hoặc trong câu riêng.
- Cần thể hiện sự tôn trọng với người nhận email, tránh dùng cách nói quá suồng sã.
Kết thúc email (Conclusion)
Phần kết thúc giúp email trở nên lịch sự và tạo điều kiện cho bước tiếp theo. Conclusion tốt sẽ “mở đường” cho phản hồi từ người nhận. Cách kết thúc hiệu quả là:
- Tóm tắt ngắn gọn yêu cầu hoặc hành động mong muốn.
- Văn phong cần thể hiện sự lịch sự, tôn trọng.
- Không lặp lại nội dung đã nói quá nhiều.
Ký tên (Closing signature)
Chữ ký là phần hoàn thiện email và thể hiện tính chuyên nghiệp của người gửi. Một email không có chữ ký có thể bị đánh giá là thiếu chỉn chu. Một chữ ký chuẩn thường gồm:
- Lời kết thư phù hợp (trang trọng hoặc trung tính).
- Tên người gửi.
- Chức danh / thông tin liên hệ (nếu cần).
Tổng hợp các từ viết tắt thường gặp trong email
Trong email tiếng Anh, các từ viết tắt (abbreviations) được sử dụng để tiết kiệm thời gian soạn thảo và giúp thông tin ngắn gọn hơn. Tuy nhiên, nếu không hiểu rõ ý nghĩa và ngữ cảnh, người học rất dễ dùng sai, đặc biệt trong email công việc. Dưới đây là những từ viết tắt phổ biến nhất:
ASAP (As Soon As Possible)
- Nghĩa: Càng sớm càng tốt.
- Ngữ cảnh sử dụng: ASAP được dùng khi người gửi muốn nhấn mạnh tính khẩn cấp của yêu cầu. Tuy nhiên, từ này nên được sử dụng cẩn trọng vì có thể tạo cảm giác thúc ép. Trong email quá trang trọng nên thay bằng cách diễn đạt đầy đủ để lịch sự hơn.
Nên dùng khi:
- Công việc cần xử lý gấp.
- email nội bộ hoặc đã quen biết.
Không nên dùng khi:
- Gửi email lần đầu cho cấp trên hoặc đối tác quan trọng
FYI (For Your Information)
- Nghĩa: Để bạn nắm thông tin.
- Ngữ cảnh sử dụng: FYI dùng khi người gửi không yêu cầu hành động, chỉ đơn thuần cung cấp thông tin để người nhận biết. FYI giúp người nhận hiểu rằng email mang tính tham khảo, không cần phản hồi ngay.
Thường dùng trong:
- Email thông báo
- Email CC cho người liên quan
- Trao đổi nội bộ.
CC (Carbon Copy)
- Nghĩa: Gửi kèm cho người khác cùng xem.
- Ngữ cảnh sử dụng: CC được dùng để thông báo cho người thứ ba biết nội dung email, dù họ không phải người xử lý chính. Người đề cập đến trong CC không bắt buộc phải trả lời email.
Khi nên dùng CC:
- Cập nhật thông tin cho quản lý
- Giữ người liên quan nắm tiến độ.
BCC (Blind Carbon Copy)
- Nghĩa: Gửi kèm ẩn danh.
- Ngữ cảnh sử dụng: BCC cho phép gửi email cho người khác mà người nhận chính không thấy danh sách này. BCC giúp giữ tính riêng tư và chuyên nghiệp trong các email nhóm.
Thường dùng khi:
- Gửi email cho nhiều người không quen biết nhau.
- Bảo mật danh sách email.
- Tránh trả lời dây chuyền không cần thiết.
Lưu ý quan trọng khi dùng từ viết tắt trong email:
- Chỉ dùng viết tắt khi người nhận có khả năng hiểu.
- Tránh dùng quá nhiều trong một email.
- Hạn chế sử dụng trong email quá trang trọng hoặc pháp lý.
Các mẫu email tiếng Anh thông dụng (Copy & Dùng ngay)
Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo email luôn chuyên nghiệp – đúng ngữ cảnh, dưới đây là các mẫu email tiếng Anh phổ biến mà bạn có thể copy & chỉnh sửa để sử dụng nhanh chóng:
- Để xem mẫu email xin việc/Gửi CV, nhấn xem tại đây.
- Để xem mẫu email xin nghỉ phép, nhấn xem tại đây.
- Để xem mẫu email cảm ơn/Xin lỗi, nhấn xem tại đây.
- Để xem mẫu email hỏi thông tin, nhấn xem tại đây.
>> Xem thêm:
3 lỗi ngữ pháp và trình bày cần tránh khi viết email
Viết email tiếng Anh tưởng đơn giản nhưng nếu không chú ý sẽ dễ mắc những lỗi cơ bản, dễ gây hiểu nhầm, tạo ấn tượng không tốt với người nhận email. Dưới đây là 3 lỗi thường gặp bạn cần đặc biệt lưu ý:
Sai chính tả tên người nhận
Viết sai tên người nhận là lỗi nghiêm trọng, tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp, có thể ảnh hưởng đến khả năng trả lời thư. Do đó, bạn cần kiểm tra chính tả, tên đầy đủ, người nhận trước khi gửi, nếu không chắc chắn thì hãy dùng “Dear Sir/Madam” thay thế.
Dùng sai thì (Tense) khi tường thuật sự việc
Email thường liên quan đến nhiều sự việc ở các thời điểm khác nhau. Dùng sai thì sẽ khiến nội dung khó hiểu hoặc thiếu chính xác. Do đó, bạn cần xác định rõ thời điểm sự việc xảy ra để sử dụng thì cho hành động chính xác, đảm bảo sự thống nhất về thời gian cho email.
Quên đính kèm file (Dù đã viết “Attached”)
Nhiều người viết câu kiểu “Please find the report attached” nhưng quên gắn file, lỗi phổ biến này có thể gây phiền toái lớn cho người nhận. Lỗi này làm giảm tính chuyên nghiệp và có thể gây hiểu nhầm hoặc chậm trễ công việc. Để tránh lỗi này, bạn nên:
- Luôn kiểm tra tệp đính kèm trước khi gửi.
- Nếu email có nhiều file, liệt kê rõ từng file để người nhận dễ theo dõi.
Nắm được cách viết email tiếng Anh sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt trong học tập và công việc, đặc biệt khi làm việc với giáo viên, nhà tuyển dụng hoặc đối tác quốc tế. Nắm vững cấu trúc email, lựa chọn đúng văn phong và tránh các lỗi phổ biến, bạn sẽ truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả hơn. Hy vọng với hướng dẫn từ Edulife, bạn có thể áp dụng ngay vào thực tế và tự tin hơn khi thực hiện email tiếng Anh phục vụ công việc cá nhân.
